Friday, 30 September 2022
ad

Garap Proyek Perubahan, Upaya KUA Kramatmulya Wujudkan Service Excellent (2)

Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive
 

Imam Mutawakkil kepala KUA Kramatmulya merinci beberapa perubahan dalam sistem layanan yang dimulai dari pendaftaran nikah, “setiap pengantin yang sudah mendaftarkan kehendak nikahnya melalui simkahweb, oleh operator di respon melalui email dan kontak WA nya agar segera menyerahkan berkas fisik pendaftaran nikahnya ke KUA, kemudian kontak WA calon pengantin dimasukan ke group WA untuk keperluan konsultasi dan informasi”.
Tahap berikutnya setelah daftar online dan menyerahkan berkas fisik ke KUA menurut imam, setiap calon pengantin diwajibkan mengikuti bimbingan perkawinan (bimwin) yang selenggarakan dengan 2 cara yaitu bimwin dengan tatap muka dan melalui daring menggunakan aplikasi zoom meeting.
“terkadang tidak semua pengantin dapat mengikuti bimwin tatap muka dengan alasan kerja dan lainnya, maka kami berikan pilihan untuk dapat mengikuti bimwin secara online. Selain itu Bimwin online juga adalah untuk mematuhi anjuran pemerintah tentang menghindari kerumunan disituasi pandemic covid-19 ini”, terang imam.
Upaya perubahan selanjutnya adalah meningkatkan citra layanan KUA lanjut imam, upaya tersebut dilakukan dengan cara membangun budaya layanan dimana petugas yang melayani harus memiliki standar perilaku dan standar pelayanan minimal, “ini penting untuk menciptakan pengalaman layanan yang positif dan mengesankan, oleh karena itu petugas harus mampu membangun interaksi dengan tamu, yang akan menjadi first impression bagi pengguna layanan untuk memiliki kesan dan menilai kualitas layanan yang KUA berikan”, imam menjelaskan.
“Kemudian kualitas layanan tersebut pun harus diukur agar terjaga konsistensinya, dan kami selalu mempersilahkan tamu untuk menggunakan sarana feedback yang disediakan untuk tujuan memberikan mereka ruang memberi tanggapan dan kesan atas layanan yang telah diberikan KUA”, tambah imam
Selain system layanan yang ramah dan efesien, peningkatan citra layanan juga harus didukung ruang layanan yang nyaman dan informatif, untuk hal ini imam menjelaskan, walaupun KUA kramatmulya dari segi fisik bangunannya berumur lebih 30 tahun, tapi didalamnya telah dibuatkan ruang front office yang cukup nyaman layaknya pada kantor layanan publik masa kini, ”jadi ruang layanan (Front Office) dengan ruang kerja karyawan (Back Office) terpisah, sehingga suasana bekerja karyawan KUA tidak terganggu dengan situasi dan proses layanan publik yang sedang berlangsung di FO”.
Pada sector SDM, Imam menjelaskan bahwa di KUA kramatmulya hanya memiliki 4 karyawan PNS yaitu kepala KUA, penghulu dan 2 orang Staff JFU yang usianya beberapa tahun lagi pensiun, ”tau kan di usia 50-an pasti agak gaptek, jadi kita bimbing dan ajarkan cara mengoperasikan computer lalu kita buatkan aplikasi agar lebih mudah dalam bekerjanya”.
Imam mengaku telah membuat 4 aplikasi untuk membantu meningkatkan produktifitas kerja bawahannya, diantaranya aplikasi untuk pelayanan umum, aplikasi pencetakan akta ikrar wakaf, aplikasi untuk Kenaikan Pangkat Penghulu serta aplikasi digitalisasi arsip yang diberinama i-arsipkua. “Alhamdulillah dengan menggunakan berbagai aplikasi yang diciptakan, karyawan KUA dapat bekerja lebih efesien” bangga imam.
Pola fikir efektif dan efesien memang selalu ditekankan kepada bawahannya aku imam, karena menurutnya dengan bekerja efesien akan meringankan beban kerja dan menghilangkan banyak proses yang tidak perlu sehingga bekerja akan lebih cepat dan efektif.
Proyek perubahan lainnya adalah tatakelola dokumen dan arsip. Manajemen kearsipan ini menurut imam memang merupakan hal keseharian tetapi menurutnya bila tidak dikelola dengan baik bisa saja berubah menjadi masalah besar.
“Bayangkan bila akta nikah yang 2 lembar itu, karena teledor bertumpuk dengan kertas yang tidak terpakai dan kebuang? Itu akan menjadi masalah” tegas imam. Maka kemudian tata kelola dokumen ia dasarkan pada pembangunan budaya 5R atau Ringkas, Resik, Rapih, Rawat dan Rajin dengan melakukan pemisahan dokumen yang diperlukan dan dokumen yang tidak diperlukan kemudian dikelompokan, disimpan dengan rapih sehingga temu kembali dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.
“Kemudahan mengakses arsip dan dokumen sangat penting untuk optimalisasi pelayanan public KUA. Terlebih kini kami sudah mulai digitalisasi arsip, dengan aplikasi i-arsipkua maka layanan pencarian arsip akan terotomasi sehingga lebih cepat lagi menemukan arsip”, jelas imam.
“Mudah-mudahan berbagai upaya yang sedang dilakukan ini dapat mewujudkan services excellent atau pelayanan prima kepada masyarakat”tutup imam.